Il modulo Archivio documentale permette di gestire la conservazione dematerializzata di qualsiasi tipologia di documento cartaceo, permettendo di ottimizzare gli spazi fisici all’interno degli uffici aziendali e permettendo allo staff di non avere preoccupazioni sulle metodologie di archiviazione fisica da adottare.
Funzionalità
Come descritto dal nome questo modulo permette di depositare i file contenenti i documenti dematerializzati fornendo la possibilità di catalogarli in apposite tabelle definite per categoria.
È possibile, oltre alla divisione per categorie, associare a ciascun documento tutti i dettagli importanti ad esempio:
- Cliente di riferimento;
- Attività di riferimento;
- Dipendente responsabile;
- Eventuali note.
A ogni documento caricato è poi possibile associare altri dati di riferimento per facilitare la ricerca nell’archivio come, ad esempio:
- Data di creazione;
- Data di sottoscrizione;
- Data di scadenza;
- Durata di validità (in anni/mesi);
- Altri dati rilevanti.
Grazie alla disposizione di tutte queste informazioni associate al singolo documento digitale, sarà possibile per lo staff ricercare un singolo documento con maggior precisione e nel minor tempo possibile, grazie allo sviluppo di appositi filtri associati a ciascun dato aggiuntivo all’allegato digitale.
È possibile, inoltre, effettuare il filtraggio dei documenti digitalizzati tramite la ricerca di parole chiave associate al documento o presenti all’interno del documento stesso, permettendo così la ricerca anche nel caso in cui non si abbia possesso di nessuna informazione sopra elencata.
Caricamento documenti
I documenti dematerializzati possono essere caricati all’interno dell’archivio attraverso varie metodologie:
Caricamento diretto del file digitale: nel caso in cui si è già in possesso di un file digitale contenente il documento dematerializzato, sarà possibile effettuare l’upload diretto nell’apposita voce dell’archivio nella categoria desiderata;
Caricamento tramite scansione del documento cartaceo: nel caso in cui si è in possesso di una copia cartacea del documento da digitalizzare sarà sufficiente inserire il documento nello scanner del proprio ufficio ed, attraverso l’utilizzo dell’applicativo presente nel software, effettuare la scansione diretta del documento all’interno dell’archivio digitale. Questa soluzione permette di godere di particolare vantaggi come:
- Evitare il doppio passaggio di scansione del documento nel computer dell’ufficio per effettuare successivamente l’upload nell’archivio digitalizzato;
- Limitare la permanenza di file sensibile o comunque di particolare importanza in dispositivi facilmente accessibili da eventuali utenti malevoli;
- Velocizzare, in generale, le operazioni di dematerializzazione e archiviazione dei documenti.
Caricamento tramite fotocamera: come nel caso della scansione tramite scanner, l’intera operazione è effettuabile anche tramite device portatile con l’utilizzo della fotocamera incorporata negli stessi. (Ad esempio: smartphone, tablet, ecc…)
Tipologia documenti
Qualsiasi tipo di documento può essere digitalizzato e archiviato all’interno del nostro software; a seconda delle vostre esigenze verranno create all’interno del software tutte le categorie necessarie per mantenere i documenti organizzati e di facile consultazione per lo staff aziendale.
Che si tratti di: Fatture, Documenti di trasporto, Ricevute di Pagamento o altri documenti il software avrà sempre la categoria corretta in cui registrare le copie dematerializzate di tutte le vostre documentazioni.
Condivisione delle documentazioni via E-mail
Ciascun documento all’interno dell’archivio digitale è di facile condivisione tramite e-mail, grazie ad un’apposita sezione all’interno del software predisposta al salvataggio dei contatti importanti per l’azienda.
Mantenendo, quindi, un registro aggiornato di tutti i contatti e-mail importanti sarà possibile per lo staff inviare in tempi molto brevi le documentazioni necessarie direttamente dal software tramite posta elettronica senza il bisogno di accedere a nessun altro servizio web (es. Gmail, Yahoo!, Outlook, ecc…)
Integrazione E-mail
Il software permette inoltre di integrare, attraverso soluzioni web service, la ricezione delle email di ciascun utente registrato.
In questo modo il singolo membro dello staff non deve far altro che accedere al software per controllare eventuali nuove e-mail ricevute.
La casella di posta viene aggiornata periodicamente durante l’esecuzione delle normali attività lavorative, in questo modo ogni utente può continuare a rimanere aggiornato sulla ricezione di nuove comunicazioni senza dover utilizzare più software diversi contemporaneamente e avendo tutto ciò che gli occorre concentrato in un’unica e comoda applicazione.
MODULO COMPILAZIONE DOCUMENTI
È risaputo che in qualsiasi azienda è presente una serie di documentazioni che vanno ricorrentemente stilate e compilate per effettuare determinate attività lavorative.Grazie all’utilizzo di questo modulo, il nostro staff elaborerà dei template predefiniti in accordo con le vostre esigenze aziendali.Tali template verranno, successivamente caricati all’interno del software in apposite sezioni riferite a ciascuna tipologia di documento.Ogni volta che sarà necessario uno di questi documenti, sarà sufficiente generare un nuovo record all’interno del software e compilare i campi di interesse da inserire nel documento.In questo modo allo staff sarà possibile ricavare il documento di interesse già precompilato e pronto per essere stampato/inoltrato, nel modo più facile e rapido possibile.