Un sistema di gestione degli asset (AMS) è una soluzione software o un framework utilizzato dalle organizzazioni per gestire ed monitorare in modo efficace i propri asset lungo tutto il loro ciclo di vita. Gli asset possono includere asset fisici come attrezzature, macchinari, veicoli e infrastrutture, così come asset immateriali come licenze software, brevetti e proprietà intellettuale. L’obiettivo principale di un AMS è ottimizzare l’utilizzo degli asset, ridurre i tempi di inattività, abbattere i costi e garantire la conformità ai requisiti normativi. Ecco i principali componenti e le caratteristiche di un sistema di gestione degli asset:
- Inventario degli Asset: Mantenere un inventario completo di tutti gli asset posseduti o gestiti dall’organizzazione, inclusi dettagli come nome dell’asset, descrizione, posizione, data di acquisizione, costo di acquisto e condizioni attuali.
- Tracciamento degli Asset: Utilizzare tecnologie come codici a barre, RFID o GPS per monitorare lo spostamento, l’utilizzo e lo stato degli asset in tempo reale. Ciò aiuta a prevenire la perdita, il furto o la misposizione degli asset e garantisce dati precisi sugli asset.
- Pianificazione della Manutenzione: Programmare ed automatizzare attività di manutenzione preventiva per gli asset in base a programmi di manutenzione predefiniti, raccomandazioni del produttore o metriche di utilizzo. Ciò contribuisce a prolungare la durata degli asset, ridurre i guasti e ottimizzare le performance degli asset.
- Gestione del Ciclo di Vita degli Asset: Gestire l’intero ciclo di vita degli asset dall’acquisizione alla dismissione, inclusi acquisti, distribuzione, utilizzo, manutenzione e ritiro. Garantire la conformità ai requisiti normativi e agli standard del settore durante il ciclo di vita dell’asset.
- Deprezzamento e Valutazione degli Asset: Calcolare e monitorare il deprezzamento e la valutazione degli asset nel tempo per riflettere accuratamente il valore degli asset nei bilanci finanziari. Ciò aiuta le organizzazioni a prendere decisioni informate riguardo alla sostituzione, all’aggiornamento o alla dismissione degli asset.
- Analisi delle Performance degli Asset: Generare report e analisi sulle performance degli asset, utilizzo, tempi di inattività, storia della manutenzione e costo totale di possesso (TCO). Utilizzare queste informazioni per identificare tendenze, ottimizzare l’allocazione degli asset e prendere decisioni basate sui dati.
- Integrazione con Sistemi Finanziari: Integrarsi con sistemi di gestione finanziaria per semplificare la contabilità, il budget e i processi di reportistica degli asset. Garantire registri finanziari accurati e conformità agli standard contabili.
- Conformità e Gestione Normativa: Garantire la conformità ai requisiti normativi, agli standard di sicurezza e alle regolamentazioni del settore che governano la gestione degli asset. Implementare controlli e processi per mitigare rischi e responsabilità associati alla non conformità.
- Controlli di Accesso degli Utenti: Implementare controlli di accesso basati sui ruoli per limitare l’accesso a dati e funzionalità sensibili degli asset in base ai ruoli e ai permessi degli utenti. Proteggere le informazioni sugli asset dall’accesso o dall’abuso non autorizzato.
- Scalabilità e Flessibilità: Scegliere una soluzione AMS scalabile e personalizzabile che possa adattarsi alle esigenze evolutive dell’organizzazione e gestire la crescita dell’inventario degli asset e la complessità.
Un sistema di gestione degli asset efficace consente alle organizzazioni di ottimizzare l’utilizzo degli asset, ridurre i rischi e massimizzare il rendimento degli investimenti (ROI) dagli asset. Centralizzando i dati sugli asset, razionalizzando i processi e sfruttando le analisi, le organizzazioni possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare le decisioni relative alla gestione degli asset.