I contratti sono la base del business per molti settori. La gestione dei contratti in un processo noto come gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), è fondamentale per mantenere le relazioni commerciali. Un software di gestione dei contratti fornisce le informazioni necessarie sui dati del contratto, facilita la collaborazione tra le parti e consente di risparmiare tempo e costi con rischi trascurabili.
L’utilizzo del software di gestione dei contratti consente alle organizzazioni di massimizzare i termini dell’accordo. La soluzione mira a eseguire e monitorare un contratto in modo da massimizzare le prestazioni sia finanziarie che operative riducendo al minimo il rischio, tutte cose essenziali per il successo aziendale.
Per qualsiasi organizzazione, la gestione dei contratti è un compito molto difficile e scoraggiante. Ad esempio, una semplice richiesta di scadenza del contratto o lo sforzo di individuare l’ultima versione del contratto può ostacolare una transazione.
Anche le aziende di medie dimensioni possono avere migliaia di contratti attivi e un fatto in qualsiasi momento. Le organizzazioni che si affidano a fogli di calcolo con approcci manuali subiscono perdite quantificabili.
Funzionalità del sistema di gestione dei contratti:
- Creazione e gestione dei contratti in base ai ruoli dell’utente del sistema
- Dati del contratto
- Titolo
- Stato
- Numero di riferimento
- Fornitore
- Valore contrattuale stimato, ecc..
- Date del contratto
- Data dell’accordo
- Data di inizio
- Rinnovo data
- Data di fine
- Durata del contratto
- Tipo di estensione
- Potente ricerca e filtraggio in base alle informazioni sul contratto
- Gestione delle approvazioni contrattuali
- Modulo avvisi per date di rinnovo e di fine
- Collegare i contratti con altri processi correlati come Ambito di lavoro, Schede attività, Ordini di acquisto, Buoni di pagamento, ecc.
- Report Dashboard con informazioni in tempo reale completamente configurate
- Accessibile da desktop e mobile
Vantaggi del sistema di gestione dei contratti:
- Conformità contrattuale migliorata
Il software di gestione dei contatti consente alle organizzazioni di semplificare i propri processi e fornire una migliore responsabilità dei contratti dalla richiesta all’approvazione. Nessun termine critico può essere eliminato e solo le persone giuste hanno accesso alla modifica del documento di conseguenza in modo che tu abbia il controllo sul tuo contratto.
- Digitalizzazione dei documenti
La nostra conoscenza del mercato ci informa che molte organizzazioni utilizzano ancora la carta. L’introduzione di un software avanzato di gestione dei contratti è un metodo snello per abbracciare la tecnologia e migliorare l’ambiente. La digitalizzazione dei documenti facilita l’esame accessibile e centralizzato in qualsiasi momento.
- Riduzione dei Rischi
Con una migliore conformità contrattuale deriva il vantaggio significativo della produzione del rischio. Applicare e operare in base ai termini e alle condizioni più recenti, come specificato nel contratto, aiuta a migliorare la conformità generale.
- Migliore gestione dei documenti
Con il software di gestione dei contratti, non è necessario esternalizzare l’archiviazione dei documenti o occupare la preziosa metratura dell’ufficio con archivi disordinati. I contratti sono accessibili online sempre e ovunque.
- Redazione del contratto
Con una soluzione avanzata di gestione dei contratti, la creazione dei contratti diventa facile e aiuta a evitare ripetizioni. Un contratto con termini, condizioni e legale simili può essere un modello per l’uso ripetuto.
- Maggiore visibilità del contratto
A differenza dei sistemi di gestione dei contratti cartacei, l’archiviazione dei file in un unico repository digitale centralizzato consente una migliore conformità e reporting. Con il deposito centrale dei contratti, puoi assicurarti che il tuo personale lavori dai modelli di contratto più aggiornati dei team legali e utilizzando le clausole più recenti.
- Tempi di approvazione più brevi
Automatizzando completamente il processo contrattuale con flussi di lavoro personalizzabili, puoi accelerare il processo di revisione e migliorare l’efficienza. La creazione di un elenco di cose da fare del flusso di lavoro dinamico ti consente di scansionare tutti i contratti, in modo che i gestori dei contratti abbiano un’idea migliore del tuo stato attuale delle cose.
- Ottimizzazione finanziaria
Un sistema di gestione dei contratti aiuta ad eliminare i rinnovi non pianificati dei servizi richiesti e la riduzione delle spese legali. Fornisce inoltre visibilità sulla spesa, essenziale per assicurarti di ottenere il miglior valore dal tuo investimento.
- Produttività incrementata
La previsione è molto più accurata con dati e analisi migliorati. L’utilizzo di un sistema di gestione dei contratti consente di controllare meglio le tappe fondamentali e fornisce strumenti e avvisi automatizzati in modo da ricevere le notifiche secondo necessità.
- Valutazione delle prestazioni
Infine, un sistema avanzato di gestione dei contratti ti aiuta con le informazioni necessarie per valutare le prestazioni dei tuoi fornitori. Come organizzazione, avrai un protocollo contrattuale standard per misurare le prestazioni dei fornitori. Tali informazioni ti aiutano a decidere se puoi continuare o meno con un particolare fornitore. La valutazione delle prestazioni aiuta anche le aziende a premiare il miglior fornitore e ad impegnarsi per sostenere una relazione proficua a lungo termine.